その共有フォルダ、AIに読ませても大丈夫ですか？

AI導入前に必要な「データの片付け」 

こんにちは、Seeknet USAの岡本です。 

最近では、メールの返信や提案書、見積書、議事録の作成など、日々の業務でAIとかなり親友になっております。 

「過去の資料をすぐに探したい」 
「社内の質問にAIが回答してほしい」 
「見積書や議事録の作成をAIに任せたい」 

AIを活用することで、これまで時間がかかっていた業務をぐっと効率化できます。 

しかし、AIツールを導入すれば、すぐに便利になるとは限りません。AIを賢く働かせるためには、まずAIが参照する社内データを整理しておく必要があります。 

こんな状態になっていませんか？ 

社内の共有フォルダに、次のようなファイルが並んでいないでしょうか。 

• 見積書_最新版 

• 見積書_最新版2 

• 見積書_最終版 

• 見積書_最終版_修正 

人が見ても、どれが正式なファイルなのか分かりにくい状態です。 

ほかにも、次のような問題がよく見られます。 

• 同じ資料がNAS、個人PC、クラウドに重複している 

• 古い料金表や社内ルールが残っている 

• 重要な資料が退職者のフォルダにしかない 

• 誰でも機密情報を閲覧できる 

• ファイル名や保存場所のルールが統一されていない 

このような環境でAIを使用すると、古い資料を参照したり、誤った情報を回答したりする可能性があります。 

AIは、保存されている情報が最新か、正式なものかを必ずしも判断できません。AIの性能だけではなく、AIが参照する情報の質も重要です。 

AI導入前に確認したい4つのポイント 

1．データの保存場所を把握する 

まずは、社内データがどこに保存されているかを確認します。 

NAS、社内サーバー、個人PC、Google Drive、OneDrive、SharePoint、メールの添付ファイルなど、保存場所が複数に分かれている企業も少なくありません。 

すぐにすべてを移動する必要はありません。最初のステップは、どこに、どのようなデータがあるのかを把握することです。 

2．古いファイルや重複ファイルを整理する 

次に、古い資料や重複ファイルを確認します。 

不要なデータは削除し、保存が必要な資料はアーカイブとして分けて管理します。また、どのファイルが正式版なのかを明確にすることも大切です。 

3．アクセス権限を見直す 

社内には、人事情報、顧客情報、契約書、経営資料など、限られた担当者だけが閲覧すべき情報があります。 

部署や役職、プロジェクトごとに、誰がどのファイルを閲覧・編集できるのかを整理しましょう。 

AI検索を導入する場合も、本来アクセス権限を持たないユーザーに機密情報が表示されないよう、権限設定が重要になります。 

4．ファイル管理のルールを決める 

一度データを整理しても、運用ルールがなければ、時間が経つにつれて元の状態に戻ってしまいます。 

ファイル名の付け方、フォルダ構成、正式版の管理方法、保存期間、退職者データの移管方法などを決めておくことが大切です。 

複雑すぎるルールではなく、社員が日常業務の中で無理なく続けられる内容にすることがポイントです。 

クラウドへ移行するだけでは解決しない 

NASやファイルサーバーからSharePointなどのクラウドへ移行すれば、すべて解決すると考える方もいるかもしれません。 

クラウドには、社外からアクセスしやすい、複数人で共同編集できる、検索しやすいといったメリットがあります。 

しかし、整理されていないデータをそのままクラウドへ移すと、古いファイルや重複ファイルもそのまま残ります。つまり、保存場所が変わるだけで、問題自体は解決しません。 

クラウド移行を行う際は、データの整理、フォルダ構成、アクセス権限、バックアップまで一緒に見直すことが重要です。 

AI導入の第一歩は、データ整理から 

AIを効果的に活用するためには、どのツールを選ぶかだけでなく、AIが参照する情報を整えることが欠かせません。 

社内データがどこにあり、どれが最新で、誰が閲覧できるのか。 

こうした基本的な部分を整理することで、AIをより安全かつ正確に活用できるようになります。 

AI導入を検討する際は、まず社内の共有フォルダやNASの状態を確認することから始めてみてはいかがでしょうか。 

Seeknet USAでは、共有フォルダやNASの整理、Microsoft 365・SharePointへの移行、アクセス権限の設計、バックアップ環境の構築などをサポートしています。 

「社内データがどこに保存されているか分からない」「AIを導入したいが、何から始めるべきか分からない」といったお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。